「会議で出たアイデアを写真に撮ったけど、うまく写ってなくて読めない」

「リモートのメンバーにホワイトボードの内容が伝わらず、もどかしい」

「せっかく書いた内容が消えてしまい、もったいない」

日々、会議室でホワイトボードを使っているあなたも、こんな「モヤモヤ」を感じたことはありませんか？

アナログなホワイトボードは便利ですが、情報共有や保存には限界があります。しかし、そのお悩みは「ホワイトボードのデジタル化」で簡単に解決できるかもしれません。

今回は、ホワイトボードをデジタル化する具体的なメリットから、すぐに始められる方法、そして本格的な導入方法まで、あなたの会社の会議を劇的に変えるヒントをご紹介します。

あなたの会議、こんな「ホワイトボードの悩み」を抱えていませんか？

アナログなホワイトボードは、手軽にアイデアを書き出したり、議論を可視化したりするのに欠かせない存在です。しかし、使い続けるうちに、以下のような課題に直面し、会議や授業の効率が下がってしまうことが少なくありません。

議事録作成・共有の手間と非効率さ

会議中にホワイトボードに書かれた内容は、議事録の重要な情報です。

しかし、手書きでノートに転記したり、スマートフォンのカメラで撮影したりする作業は手間がかかります。写真では文字が不鮮明になったり、全体像を把握しにくかったりすることも少なくありません。結果として、議事録作成が後回しになり、本来の業務を圧迫してしまいます。

リモートワーク・ハイブリッドワークでの情報格差

オフィスと自宅、あるいは遠隔地から参加するリモートメンバーにとって、会議室のホワイトボードに書かれた内容は、共有されにくい情報の一つです。リアルタイムでの書き込みや修正ができないため、情報にタイムラグが生じ、議論への参加意識が薄れてしまうこともあります。

アイデアや情報が「消えてしまう」もったいなさ

新しいアイデアや活発な議論が交わされるホワイトボードは、企業の貴重な「知」の宝庫です。しかし、スペースが足りずに書ききれなかったり、次の会議のために内容を消してしまったりすることで、せっかくの貴重な情報が失われてしまうことがあります。過去の議論を振り返りたい時に、情報が見つからない、といった経験はないでしょうか。

ホワイトボードをデジタル化する3つの大きなメリット

ホワイトボードをデジタル化することで、アナログなホワイトボードでは解決できなかった様々な課題を解決できます。

情報共有のスピードと質が飛躍的に向上

デジタル化されたホワイトボードの内容は、リアルタイムで参加者全員に共有できます。会議に参加できなかったメンバーも、後から正確な情報を確認できるため、情報伝達の遅延や誤解を防ぎ、チーム全体の連携を強化します。

議事録作成・管理の手間を劇的に削減

手書きで転記したり、写真を加工したりする手間が不要になります。デジタルデータとして保存されるため、そのまま議事録として活用したり、必要な部分をコピー＆ペーストで資料に転用したりと、大幅な効率化が図れます。

過去のアイデアや情報を資産として蓄積・活用

デジタルデータとして保存されたホワイトボードの内容は、クラウド上に蓄積され、いつでも検索・参照が可能です。過去に出たアイデアや決定事項を簡単に探し出し、新しいプロジェクトや課題解決に役立てることができます。これにより、会社の知識資産が着実に増えていきます。

ホワイトボードのデジタル化導入で選ぶ際のチェックポイント

いざデジタル化を検討する際、何から考えればよいか迷うこともあるでしょう。ここでは、導入を検討する際に押さえておきたいチェックポイントをご紹介します。

デジタルホワイトボード全般のチェックポイント

デジタルホワイトボードを導入する際には、使用目的や設置場所に合わせて、以下のポイントを確認しておくことが大切です。

画面サイズと解像度は、会議室の広さや参加人数に適したサイズを選び、細かい文字や図表もくっきり表示できる高解像度かどうかを確認しましょう。解像度が高いほど鮮明な映像を表示でき、ストレスなく会議を進められます。ソフトウェアと対応ファイル形式については、普段使う資料（PDF、PowerPoint、画像など）が扱えるか、書き込んだ内容の保存・共有形式を確認しましょう。操作が直感的で使いやすいか、デモや体験で確認することをおすすめします。

また、製品の性能だけでなく、長期的な運用を見据えたチェックが必要です。まず、予算とランニングコストについて、初期費用だけでなく、月額利用料や保守費、専用品の買い替え費用など、長期的なコストパフォーマンスを総合的に考慮しましょう。次に、サポート体制について、導入後のトラブル対応や研修など、販売元やメーカーのサポート体制が充実しているかを確認しましょう。

デジタルホワイトボード導入を成功させるためのポイント

デジタルホワイトボードを導入するだけでは、その効果を最大限に引き出すことはできません。導入を成功させるためには、以下の3つのポイントを意識しましょう。

目的と課題を明確にする

「なぜデジタル化したいのか？」「どんな課題を解決したいのか？」を具体的にすることで、最適なツール選びと導入後の効果測定がしやすくなります。「議事録作成の手間を減らしたい」「リモートメンバーとの連携を強化したい」など、明確な目的を持って導入を進めましょう。

スモールスタートで効果を実感

いきなり全社導入するのではなく、まずは一部の部署や特定の会議で試してみる「スモールスタート」がおすすめです。実際に使ってみることで、自社に合った運用方法や必要な機能が見えてきます。会社全体ではなく、部署から小さく導入していくのでもOKです。

導入後の運用ルールを定める

せっかく導入しても、使われなければ意味がありません。保存場所やファイル名、共有方法など、簡単なルールを定めることで、スムーズな運用と定着を促すことができます。これにより、誰もが迷わず使いこなせるようになり、デジタルホワイトボードが組織の文化として根付いていくでしょう。

札幌教材製作所がおすすめする電子黒板「スターボード」

画像引用

札幌教材製作所が自信を持っておすすめするのが、多機能な電子黒板「スターボード」です。シンプルで直感的な操作性で、会議や授業でのスムーズな情報共有をサポートします。
SBSノートという便利な書き込みツール機能と連携することで書く・見せる・共有する・記録するがスムーズに行えるため、会議などを効率よく進めることができるようになります。書き込んだ内容を簡単にデータとして保存・共有できるため、議事録作成の手間を大幅に削減します。

また、スターボードのAndroid OS搭載モデルは、電子黒板自体にAndroid OSが内蔵されているため、パソコンがなくても単体で操作可能です。普段使い慣れているスマートフォンやタブレットのように、タッチ操作で直感的に使える手軽さは、大きなメリットです。

「話を聞くだけではイメージが湧きにくい…」そう思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか？

札幌教材では、スターボード電子黒板のデモ機をご用意しています。実際に「スターボード」の使いやすさや機能を体験したい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

まとめ

ホワイトボードのデジタル化は、会議の効率化、情報共有の促進、そしてリモートワーク・ハイブリッドワーク環境におけるチーム連携強化に直結します。手軽なアプリ活用から本格的な電子黒板の導入まで、様々な方法がありますので、ぜひ自社の課題や目的に合わせて最適な選択肢を見つけてみてください。

あなたの会社の会議の「モヤモヤ」を解消し、より生産性の高い働き方を実現するために、今こそデジタルホワイトボードの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ホワイトボードのデジタル化について、ご不明な点やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。札幌教材製作所が、最適なソリューションをご提案いたします。

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